メールで築く関係性！？

先日、こんな質問をいただきました。

「アイルランドとかオーストラリア、ドイツとかの外国の人と仕事する時、
Hi, 〇〇とか、Hello, 〇〇ってチャットやメールの最初に入れないと、
その後の対応がなんか不機嫌に感じるんですが、それってどこでも同じですか？」

あ～これ、結構あるあるなんですよね。

私の仕事は英語関連の教材制作。

今はテキストの教材よりも圧倒的にICT教材が多く、
海外の会社と協働で制作することもしばしば。

アメリカ、フランス、イギリス、ドイツ、オーストリア、台湾、香港、韓国…と
それはもう色々な国の人と仕事をしています。
それぞれ皆さん現地に住んでいるので、主なやりとりはメールかチャット。
会議はオンラインでの会議となります。

でも一番多いのはやっぱりメールかチャット。
メールだと一日数十通とやりとりするのですが、
あるんですよね…気持ちの良いメールと、 “あら？” と思うメール。

私の場合は、お互い制作する立場だったりするので、
それぞれの相手と長年連絡を取り合うことが多いです。

それでも初めてのやりとりは、やっぱり丁寧に

“Dear ～,” のように書き出してから自己紹介、そして本文。
のように畏まって書きます。

でも何度もやりとりして慣れてくると、

“Hi ～,” や、 “Hello ～,” のような感じで書き始めます。

その後に、いきなり本題に入るパターンと
ちょっと天気や世間話をしてから本題に入るパターンの
主に２つのパターンがあります。

私の場合、通常 “Hi ～,”の後にいきなり本題に入るのは
すでにその話題やその日に何度かやりとりしている場合。

でも、ちょっと最近はあまり連絡を取っていないのに
いきなり用件から入ってこられると、ちょっと

「ん？」って思ってしまいます。

いくら仕事だからと言っても、
やっぱりお互い気持ちよく仕事したいのもの。
これはどの国の人も同じだと思います。

先日、ちょっと風が強かった日に私が香港へ送ったメールでは、

“It’s so windy today in Tokyo. I’m almost blown away…maybe to Hong Kong! lol “
（今日の東京は風が強いです。飛ばされちゃいそう…たぶん香港まで（笑））

と書いたところ、

“Give me a shout if you were blown to Hong Kong and I would be here to make sure you land safely!”
（香港まで飛ばされたら僕に叫んでよ！そしたら安全に着地できるようにするから！）

と返信がきました。
「おお、マジか。ちょっと想像しちゃったよ。」と読んで思いましたが
クスっとなりますよね。

こんな感じで、Hi 〇〇（名前）, の次に仕事とは関係のない話を１～２行することで
相手との距離はグーンと縮まり、仕事もスムーズにいったりするんです。
たった１行や２行の短い文章なのに、その言葉が持つ力ってすごいんだなぁ…
と感じます。

でもその逆に、久しぶりのメールにも関わらず用件だけの場合もあります。

それはそれで良い場合もあるのですが、向こうからのお願いメールだったりすると、
「お願いしておきながら、何だよ・・・」ってちょっとだけ思うのです。

ちょっとだけですよ♪（笑）

そして、やっぱり自然とこちらも機械的になってしまうのです。

「仕事なんだから、それで十分でしょ。」

そういう人もいると思います。
それも正解だと思います。
でも私は違うタイプのやり方なのです。

だって同じ仕事をするなら、お互い気持ちよく仕事をしたいじゃないですか。

私はそう思うのです。

海外の会社の人とのやりとりを通して感じること、
それは、

「相手を思いやる」

ということが基本にあるような気がします。

それは先日、「食事は楽しく気持ちよく」でも書いたように
マナーの一つでもあると思うのです。
ビジネスをする上でも、「相手を嫌な気持ちにさせない」というマナー。

会議や打ち合わせでも同じです。
「時間になったらいきなり本題から入るミーティング」よりも
「ちょっとした雑談をして、みんなの心を明るくしてから本題に入るミーティング」
の方が建設的な打ち合わせになる。そんな気がするのです。

これは海外ではよく使われる “ice breaking”と言う手法の一つなのですが、
“ice”=「氷」をbreakするということ。
つまり、「その場の参加者の緊張などを解きほぐす」ということを
「氷」で例えているのですね。
そういうことがサラッとできる人は本当に素敵だなぁ、と思います。

さて、冒頭でお伝えしたメールのお話。

書き出しは、 “Dear ～, “は一般的に無難です。

相手に対して親しみを込めて
“Hi ～, “や “Hello, ～, “とすると、距離が縮まった感がして、
私としてはとても嬉しく感じたりします。

そして、お互いの関係性は書き出しだけではなく
締めの言葉にも表れます。

初めて接する人や、まだ畏まった関係の場合は
Sincerely yours, や Yours sincerely, Sincerely
など、相手を敬う感じです。
まだお互い緊張してやりとりしてる感じがしますが、
日本語では「敬具」でしょうか。

でも、やりとりを続けるうちに、
“Best regards,”であったり、
Kind regards,
Best wishes,となったり。

そしてだんだんと

Best, や Many thanks,

となったりします。
あ、これはあくまでも「私の場合」です。
こうしなくてはいけない、というのはありません。

でも、Many thanks, なんて
「たくさんありがとう」みたいな感じで面白いですよね。
「あれ？親しくなったら Cheers じゃないの？」
と思った方もいらっしゃるかもしれませんね。

「え？Cheersって『乾杯』って意味でしょ？」
と言う方もいらっしゃるかもしれません。

はい、両方正解です。
実はイギリス英語圏内の国では、「ありがとう」という意味でも使われているのです。
もちろん話し言葉でも使われていますが、メールの締めにも使ったりしているんですね。

私も、“Cheers,”で結ばれているメールがくることはよくあります。
ですので、アメリカ英語圏の国か、イギリス英語圏内の国かを考えながら
いつもメールやチャットを打っているのです。

いやぁ、メールやチャットと言えども、
それで相手との距離感が明らかにわかるのは面白いです。

面白いのですが、やっぱり大切なのは「挨拶」。

関係性によって表現を使い分ける部分はありますが、
「挨拶なし」は、ちょっと相手からすると
「ん？」と思ってしまうかもしれません。

いや、思っていると思います。

だって、私は「思います」から（笑）

だから皆さん、悪いことは言いません。
メールでもチャットでも、そして実生活でも
ちゃんと挨拶をしましょう！

そこから深まる関係もあるのですから(^_-)-☆