略語で磨く、英文ビジネスメール

アメリカの社会は、メッセージを効率よく伝えるために、略語や頭字悟が多く使われます。前回紹介した「最近気になるアクロニム」も略語もその一例です。

それぞれの企業、業種、職種などによって、特定の略語や頭字語が使われており、概念や技術の特殊用語を覚えることが仕事の優先事項になります。

日本語のメールを書く時にも、仕事上のこととなると失礼がないように気を使いますね。英語でメールを書くときには、それ以上に気を使います。

英語のメールで、略語や頭字語は、どう使っていいのか少々迷います。あなたに来たメールの文頭に、“Dear all concerned, FYI” と書かれていた場合、あなたはどう反応しますか。

＜Dear all concerned, FYIは、どういう意味？＞

“All Concerned”は、「関係者各位」を表します。

手紙、通知、メールなどで、一斉に複数に人に呼びかける敬称です。

通常、メールの最初には宛名が来ます。複数の場合も、一人一人の名前を明記して、誰にあてたものかを明確にします。

All Concernedを使うことによって、ある特定の事柄に関係している複数の人に文書やメールをおくる宛名にすることができます。

All concernedは、“To whom it may concern”（関係する人宛て）というフレーズが原型になっています。それを縮めて“all concerned”になります。

Dear all concernedは、Dear（親愛なるなる）がついていますので、少し丁寧な感じがします。
ビジネスでは、All Concernedで十分です。「関係者各位、関係各位」と引き締まった感じがします。

さらに、“FYI”と略語で記されています。

それはメールの目的を端的に表した言葉なのです。
FYIは、For your informationの略語で「あなたに（耳寄りな）情報を提供します」で、文頭にそのまま書けば良いのです。

ビジネスレターなどに、やさしさを求める人はいません。シャキッとビジネスライクにあなたの言いたいことが手短に伝われば、用は足ります。

日本の手紙及びメールには、時候の挨拶が最初に書かれ、そのあとに「お世話になっております」など、相手に対するへりくだった表現が良く見られます。

そんな時に、“Thank you for your efforts ”(お世話になっています)　と書いても相手には伝わりません。英文のメールなどには、そういったフレーズは必要ありません。

＜どうやったら相手に読んでもらえるかの工夫が肝＞

英文が、ぎっしりと書き込まれたメール、あなたは読む気になりますか。
米軍では、BLUF（Bottom Line Up Front!）という考えがあります。

最後に書かれている結論を、最初にもってくるという理論です。
そうすれば、最初の数行で結論が理解できるのです。

まずこの考え方を、真似してみましょう。さらに、それに略語を組み合わせることによって、さらに読みやすく、一瞬で内容が推測できるようになります。

そこで、情報提供をしたい場合に、トップにメールの略語のFYIをもってきます。

“For your information”
(ご参考にために情報を提供します)

です。

耳寄りな情報、お得なイベントなどの情報を提供すると予告することで、読み手に期待感が生まれます。「良い情報を提供するよ」といった意図が、最初の一行で伝われば功を奏します。

レターの最初に、“FYI”と打ち込めば、その略語だけで、相手に「どんな情報何だろう」としたワクワク感を与えることができます。つまり、読んでもらえるメールになります。

あなたは、メールの相手の顔を即座に思い浮かべ、どんな内容だろうとワクワクすると思います。“FYI”はビジネスメールでも、非常に役に立ちます。

さらに、何かを知りたいときに、相手に情報を催促する場合もあります。
その際には、

ASAP( as soon as possible)

を使うと便利です。

ASAPは、日常の会話の中でも良く使います。「アサップ」、または「エイサップ」と読みます。「できるだけ早く、可能な限り早く 、最優先で 、一刻も早く 、大至急 、なるはや」という意味です。

例文をあげると、

“Let me know ASAP”
(できる限り早く、お知らせください)

となります。
日常会話の中でも、よく使います。“Let me know about it ASAP！”といえば、クールな感じです。

その中で、ビジネスライクに相手に伝えたい事項は、締め切りなどの期限です。日本人の多くは、締め切り迫っているのに、曖昧な書き方をして、トラブルになる場合もあります。

略語を使って期限や期限が短いことを知らせると便利です。先ほどのASAPは、相手に対して直接対応を要求するので、公式なビジネスメールでの使用は避けましょう。

＜責任と期限をしっかりと相手に伝えるには、略語が便利＞

▪️POC
ビジネスメールでは、仕事の責任を明確にすることも、重要な事項です。その際、文章で自己紹介をして、この仕事を担当します、あるいは責任者であることを説明すると長い文章になります。

そんな時には、“POC”と略語を使えば、一言で明確に伝えることができます。自分が担当をする場合には、POC（Point of Contact)を使うと良いでしょう。

I will be your Point of Contact in the Event
（このイベントでは、あなたの担当者になります）

と一文を書きっこむだけで、責任の所在が明確になります。

▪️NLT
期限を明示したい場合は、NLTを使います。NLT は、“no later than～”（～までには必ず）を意味します。

通常のBy Nov. 12（１１月１２日までに）では出せない緊迫感があります。

“Let us know NLT Nov.25”
（11月２５日までに必ずお知らせください）

と明確に期限を相手に伝えることができます。
No laterは、それ以上遅くなることがないように相手に注意喚起できます。

▪️COB
さらに特定の時間を指定したい場合は、COBを使います。COBは、Close of Business（課業終了時）を意味します。

１１月２５日に仕事をしたい場合には、２４日に返答がくれば良いですね。メールに書き込むのは、NLT COB　Nov. 24　とすれば、返信は、１１月２４日の１７時以前に届き、計画的に２５日には対応ができます。

“I would be happy to get your reply NLT COB　Nov. 24.”
（遅くとも、11月24日の終業時間まで返答いただければ幸甚です）

と書けば良い印象になります。

COBの常識として、営業時間内に余裕をもって送るという配慮も必要です。

▪️TBD
会社内でなかなか調整がうまくいかず、期限までに間に合わないと感じた場合は、まず相手に一方を入れておきましょう。

その場合、TBD（to be determined）「決定される：未定」といった略語を一文字入れておくだけで、現況を知らせることになります。

“The plan for the future：TBD”
（将来計画：未定です）

正式なイベントの招待状が、外国の企業や大使館から届いた場合は、専門用語が混じっていることや海外での常識が含まれていることがあり、しっかりと読み込まなければなりません。

▪️R.S.V.P
特に注意をするのが、”R.S.V.P”です。イベントへの出席の返答を意味しています。

“ Répondez s’il vous plaît（リポンデ・シル・ヴー・プレ）で、フランス語で「ご返信ください」という意味です。

回答の締め切りが指定されています。

R.S.V.P by 10 November
（１１月１０日までにご回答ください）

出席をする場合は、必ず回答しなければなりません。

＜BLUFと略語を使って、すっきり伝える＞

BLUF（Bottom line up front）
で、結論をトップに持ってきて、メールを読んだら一行目で内容が分かるように心がけること。

FYI（for your information）
「情報提供します」と、略語を使って一目で内容が分かるように工夫する。

NLT（No later than）
で、「絶対にこの期限を守って」という言いにくいことを、略語一つで伝えることができるメリットを活かしてビジネスする。

責任の所在を明確にするには、POC（point of contact:担当者）であることを伝える。

そういった考えや略語を駆使して、言いたいことをすっきりと伝えることができれば、メールやレターの作成も楽しくなります。